Хочешь стать успешным — управляй своим временем! Основы тайм-менеджмента

Основы тайм-менеджментаДля того, чтобы стать успешным и богатым человеком, нам необходимо много и напряженно работать. Об этом, говорит подавляющее большинство людей, создавших миллионные состояния собственным трудом. Но так ли обязательно работать по 20 часов в сутки 7 дней в неделю? Вовсе нет. Напротив, работая в таком темпе, вы очень скоро истощите себя, и вместо отдыха на собственной яхте, отправитесь отдыхать в больницу. Именно поэтому успешные люди давно открыли для себя законы тайм-менеджмента — науки управления временем.

Все успешные люди это делают

Люди тратят очень много времени на ненужные дела. А работу над важными проблемами не умеют организовать. В результате, большинство из них занято целыми днями, работает без выходных, но к успеху не приближаются. Скорее наоборот — все более погрязают в не доведенных до ума делах. Все успешные люди напротив очень продуктивны. То есть они умеют так организовать свое время, чтобы затрачивать его минимально для получения максимального результата. Если вы намерены достичь успеха в работе и жизни, вам нужно научиться управлять своим временем.

Основные принципы тайм-менеджмента кажутся достаточно простыми. Даже удивительно, как этого можно было не заметить самому? В то же время на практике приучить себя в постоянному контролю своего времени оказывается не так просто. Внимательно изучите все принципы управления временем и повторяйте их себе до тех пор, пока они не станут вашей второй натурой. Только так вам со временем будет хватать времени не только на заработок денег, но и на то, чтобы получать радость он них.

Перед тем, как приступить к управлению своим временем, нужно понять самое главное. Тайм-менеджмент — это не только средство организации рабочего времени. Ведь для продуктивной работы вам нужно продуктивно отдыхать, продуктивно организовывать свою личную жизнь, продуктивно заниматься различными социальными и общественными проектами, которые неизбежно сопутствуют деятельности всякого успешного человека, и конечно — продуктивно поддерживать свое здоровье и физическую форму в надлежащем состоянии.

Таким образом тайм-менеджмент — это система планирования всего жизненного времени делового человека, а не только некий инструмент «местного применения».

Принципы управления временем

1. Планирование своего времени

 Итак, первое и главное правило тайм-менеджмента, как и любой другой управленческой дисциплины — это планирование. Любой успешный человек управляет своим временем согласно определенного плана, иначе нему просто не хватило бы времени добиться успеха.

Планирование - однин из базовых принципов управления временмПланирование включает в себя список необходимых задач, определение приоритетов, приблизительное время, которое отводится на их выполнение (сроки окончания), критерии контроля выполнения задач, корректировку планов в зависимости от изменения каких-либо обстоятельств. Такое планирование относится к стратегическому, т.е. рассчитанному на определенный достаточно длительный  период (год, месяц) и ориентированное на конкретные задачи.

Другой вид планирования — тактический. Он также ориентирован на задачи, но на более короткий срок (день). Разумеется, оба вышеописанных типа связаны между собой и тактический является более детализированной «вытяжкой» из стратегического.

Поставьте свои задачи в расписание и вы не забидете ни о чем важномНаконец третий вид планирования — составление расписания. Примерно такого, как когда-то нас учили делать в начальных классах школы: подъем в столько-то времени, завтрак во столько-то, на такой вид дел отводится такое время, а на другой — другое. Это очень важное планирование, поскольку оно не привязано к вашим задачам, а наоборот, подсказывает вам временные промежутки дня или недели, которые вы можете отвести для решения тех или иных задач. Если поразмыслить, то вы увидите, что строгое соблюдение расписания не дает вам увлечься одними задачами и напрочь забросить другие.

Только сочетание всех трех типов планирования позволит вам выполнить все, что вам необходимо для достижения вашего успеха и при этом не получить нервный срыв или депрессию.

Планирование своего времени обязательно нужно осуществлять в документальной форме: на бумаге (в блокноте, органайзере) или в электронном виде (в компьютерном или мобильном органайзере).

Составляйте свои планы только в документальной форме. Никаких "в уме"!Планирование “в уме” это очень плохой вариант, особенно когда вы только начинаете обуздывать свое время. Если человек не записывает свои задачи и не ставит критериев и сроков контроля, то он подсознательно уже не отвечает перед собой за их выполнение.

Начинать планирование рабочего времени лучше всего с составления списка долгосрочных задач, а затем детализировать его в виде списка необходимых дел на текущий день. В течение дня нужно сверяться с этим планом, а вечером проанализировать его выполнение и планировать следующий день.

При планировании нельзя забывать такие важные задачи, которые напрямую не относятся к бизнесу, но без которых весь деловой успех теряет смысл. Это например выделение достаточного количества времени на семью, воспитание детей, занятия спортом и активный отдых.

Исследования использования рабочего времени показывают, что планирование рабочего времени уже с первых дней повышает эффективность работы в среднем на 25%!

2. Борьба с тайм-фагами («пожирателями времени»)

Ученые, которые любят все подсчитывать, обобщать и систематизировать, составили нам приблизительную схему жизни среднестатистического офисного работника в цифрах, из которой можно увидеть, сколько лет своей жизни мы проводим в каких делах. Хотя схема весьма условна, но и она заставляет задуматься над соотношениями количества времени, которое человек тратит скажем на работу, на воспитание детей и сколько он проводит перед телевизором и в социальных сетях. Инфорафика: на что уходит наша жизнь?

Разумеется вы уже догадались, что перед нами «раскладка» жизни отнюдь не успешного человека. У миллионера бы соотношения выглядели совсем по-другому, некоторые категории явно бы добавились, а другие — сократились бы до минимума. Но очевидно эта схема близка схеме вашей жизни, раз вы читаете эту статью? Итак, задача в том, чтобы изменить вашу жизнь на временную «раскладку» миллионера. И один из главных способов это сделать — как можно быстрее определить и нейтрализовать своих тайм-фагов.

У каждого человека имеются свои «пожиратели времени» – те «дела», которые не приносят реальной пользы, но отнимают огромное количество времени. Чаще всего это социальные сети, бесцельное блуждание по  Интернету, компьютерные игры, теле-шоу и сериалы, клубы и вечеринки с друзьями и даже банальные «перекуры». Чаще всего наличие таких занятий обусловлено ленью физической и/или умственной. Разумеется, посмотреть «разжованный» сериал проще, чем прочесть несколько глав серьезной и полезной книги.

Определите, какие бесполезные занятия отвлекают вас от выполнения поставленных задач и потворствуют вашей лени, и попробуйте исключить их из своей жизни. В этом хорошо поможет четкое расписание на день. Например, если с 14.00 до 15.00  у вас запланировано составление  презентации для важного клиента, встреча с которым состоится завтра, то отбросьте лень и ровно в 14.00 сядьте за презентацию, а не убеждаете себя, что «после вот этой чашечки кофе я вот точно уже сяду и быстро напишу ее».  Если сразу взять себя в руки не получается, включите эту чашечку кофе в ваше расписание после окончания работы над презентацией. И отведите на нее 10 минут и ни секундой больше.

Заключите своих "пожирателей времени" в клетку рапсисанияКогда все обнаруженные тайм-фаги будут заперты в строгую клетку расписания, подумайте, можно ли их заменить другими более продуктивными занятиями? Например вместо похода в ночной клуб который не только «съест» время, что вы там будете находиться, но и половину вашего следующего утра, можно пойти в тренажерный зал или отправиться на вечернюю вело-прогулку с ребенком.

Психологи установили, что на выработку полезной привычки у человека уходит чуть больше двух месяцев. Так что вам придется совсем немного потерпеть, пока вы научитесь не поддаваться соблазнам ваших тайм-фагов.

Для эффективной борьбы с тайм-фагами, записывайте все выявленные «дыры» в вашем времени и количество времени, которое они отняли. Затем решайте, стоят ли они того, чтобы вообще включать их в ваше расписание? А чего нет в расписании — то смело можете не делать.

3. Определение приоритетов

Важная черта успешного человека — умение правильно расставлять приоритеты. Все задачи, которые необходимо решить, нужно ранжировать по срочности и важности. Также нужно определить взаимосвязанные задачи и такие, разрешение которых зависит от каких-то внешних факторов, которые должны наступить в определенное время или при определенных условиях.

Правильно расставляйте приоритетыИмея, получив такой ранжированный список, нужно в первую очередь вписывать в план на ближайшее время важные и срочные дела, для которых нет дополнительных помех и условий к решению, затем срочные и не очень важные, затем важные и не очень срочные и так далее, по мере уменьшения срочности и важности. Задачи, для которых необходимо наступление определенных условий, расставляются в план в таком же порядке, только на то время, когда эти условия должны будут наступить.

Очень многие приемы менеджмента (не только менеджмента времени) основаны на принципе правильного определения приоритетов. Нельзя браться за менее важные и срочные дела, пока не закончены более важные и срочные.

4. Принцип Парето 20/80

Во многих сферах деловой деятельности человека действует интересный принцип 20/80, названный Принципом Парето. Ученые не нашли пока объяснения этому интересному факту, но статистика утверждает, что он работает.  Например в продажах он заключается в том, что 20% покупателей приносят 80% прибыли, а 20% продаваемых товаров дают 80% выторга. В тайм-менеджменте он проявляется таким образом: 20% затраченного времени приносит 80% результата, и наоборот — 80% потраченного времени приносят только 20% результата в решении какой-то задачи.

Принцип Парето: 80% потраченного времени дает 20% результатовПрактический вывод, подсказанный Принципом Парето такой: нужно уметь отбрасывать 80% задач и действий, которые при ближайшем рассмотрении оказываются ненужными, и сосредотачиваться на решении тех 20%, которые должны обеспечить максимальный результат. Возвращаясь к расстановке приоритетов,— определяйте их только тщательно проверив, не попадают ли эти задачи в те злосчастные 80%?

5. Сначала сложное, затем — простое

При планировании времени на день, расставлять задачи по времени нужно, начиная с более сложных, затем более простые, еще более простые и т.д. Это связано с творческими способностями и утомляемостью человека. В начале дня ему проще решать сложные задачи. Если же отодвинуть их на конец дня, то сил и времени на них может не остаться. Переносить же выполнение намеченных дел на следующие дни возможно лишь в самых крайних случаях и это никак не должно войти в привычку.

6. Не делать много дел одновременно

Если вы не Юлий Цезарь - не пытейтесь делать несколько дел сразуОчень небольшое количество людей могут делать несколько дел сразу без потери качества. В принципе, такую способность можно в себе развить, но это уже тема для другой статьи. Если вы пока не можете похвастать дарованиями Юлия Цезаря, то не стоит начинать новое дело, не разобравшись со старым. Если же некоторая задача решается на протяжении длительного времени и ее специфика оставляет «окна», в то время как другое дело не терпит отлагательств, то необходимо четко спланировать на бумаге, как именно вы собираетесь держать под контролем оба процесса. Не доверяйте своему уму и памяти, иначе можете увлечься одним делом и забыть о другом.

Часто бывает и так, что делая несколько дел сразу, человек допускает ошибки, на исправление которых уходит гораздо больше времени, чем если бы он выполнял их в порядке очередности.

7. Планируя рабочий день, определите «ключевые точки»

«Ключевые точки» — это некоторые вспомогательные дела, которые нужно сделать в любом случае в течение дня в определенное время, не смотря на их малую важность по сравнению с решением главных деловых задач.  К таким делам относятся паузы для отдыха, приемы пищи, общение с детьми и пр. На первый взгляд кажется, что все это не так уж важно в свете глобальной цели: «вот стану миллионером — тогда и с детьми наиграюсь и отдохну, и наемся вдоволь». Это не правильный подход и миллионеры подтвердят вам это.

Есть дела, на которые обязательно должно быть выделено время в вашем расписании. Даже если они кажутся не такими уж важнымиИменно потому такие дела называются «ключевыми точками», которые нужно постараться расставить в своем расписании в первую очередь, чтоб не забыть о них. Ведь не принимая вовремя пищу, вы получите гастриты и язву желудка, которые в перспективе отнимут у вас гораздо больше времени на посещение врачей. Не давая себе времени на отдых, вы очень скоро сляжете в постель с нервным истощением. А если ваши дети вырастут без вас, пока вы будете зарабатывать свои миллионы, то в старости вы рискуете остаться в одиночестве, а их будет волновать только скорейшее получение этих миллионов в наследство.

Итак, планирование рабочего дня следует начинать с выделения времени на обеденный перерыв и пауз для отдыха (например 5 минут каждый час или 10 минут раз в два часа), но без фанатизма. Какие бы у вас не были важные дела, но минимум час утром и час вечером у вас должны быть выделены на игры или занятия с детьми. И не забудьте хотя бы раз в месяц отправиться с ними в поход выходного дня с ночевкой, даже если у вас «горят планы».

Многие начинающие жить по принципам тайм-менеджмента люди ошибочно думают, что во время отдыха можно зайти на свою страницу в соцсети, заглянуть в телевизор в курилке, одним словом, это загнанные в клетку тайм-фаги пытаются найти себе лазейку в их жизнь.  Это никак нельзя допускать. В обеденный перерыв нужно нормально пообедать, а в паузу для отдыха — отдохнуть. Кроме того, что из соцсети и телевизора не так просто выйти в назначенное время, так еще и те необходимые дела, на которые выделялось это драгоценное время, останутся не сделаны. А вы ведь помните о последствиях?

8. Соблюдайте порядок на рабочем месте

Беспорядок и некомфортная обстановка на рабочем столе, в шкафу или постоянно опускающийся из-за поломки стул существенно снижают эффективность вашей работы. Они отвлекают вас, не дают сосредоточиться, отнимают уйму времени на поиск нужного документа, рабочей ручки или калькулятора. Вы никогда не увидите успешного человека, работающего посреди кучи ненужного хлама. Те же, у кого на столе царит «творческий беспорядок», чаще всего просят денег «до получки» у знакомых и более успешных родственников.

9. Сложную задачу разбивайте на простые

Разбивайте сложную задачу на простые подзадачи и вы легко решите ееЕсли в вашем плане стоит задача, к выполнению которой вы не знаете с какого конца подступиться, посмотрите на нее внимательно и вы увидите, что, ее решение состоит из ряда более мелких и простых задач. Если это необходимо, то для решения задач глобальных составляйте отдельные мини-планы, где этапы ее решения также будут распределены по важности, срочности и расписаны по времени.

10. Мотивируйте себя

Любая активность, не имеющая конкретной цели, становится бесцельной. Зачем вгонять себя в строгие рамки, зачем лишать себя любимого телевизора и походов в паб с друзьями, если вы не знаете, что хотите получить в результате всего? Занимаясь планированием своей жизни, вам необходимо выбрать для себя такие цели, постоянная память о которых будет заряжать вас энергией и подстегивать желание что-то менять и куда-то двигаться в своей жизни. Это должны быть действительно достойные и важные цели. А имея их, вы должны постоянно мотивировать себя к их достижению.

Без мотивации, основанной на стратегических целях, вы очень быстро разочаруетесь в своих потугах и забросите все принципы, которые могли бы привести вас к успеху.

Ставьте перед собой действительно достойные цели. Они помогут вам мотивировать себя!Цели нужно продумать особо тщательно, поскольку то, что кажется заманчивым издалека, часто оказывается не таким уж и важным при достижении. Например вам кажется, что вы хотите заработать миллион. Но может ли это быть настоящей целью? Представьте себе конкретнее, что будет, когда у вас в руках будет миллион? Вы будете купаться в купюрах и монетах, как герой диснеевского мультика Скрудж МакДак? Принесет ли вам это настоящую радость? Если нет, то возможно лучше поставить целью сделать какое-то полезное и доброе дело с тем миллионом, который вы собрались заработать. При таком подходе к делу, ваша мотивация будет намного сильнее и вас не будут периодически посещать сомнения в правильности вашего пути.

Заключение

Мы рассмотрели 10 основных принципов тайм-менеджмента, которые должны помочь вам правильно распределить время для достижения поставленных целей. На самом деле не все так просто и каждый принцип имеет множество вариаций и вытекающих из него более мелких принципов, приемов и правил. Все это вы сможете постичь и научиться пользоваться ими только при постоянной практике и совершенствовании своих навыков. Начните действовать правильно прямо сейчас, и со временем вы полностью овладеете наукой управления своим временем. А мы в дальнейших публикациях постараемся рассмотреть более частные случаи и правила, которые, надеемся, будут вам полезны.

Добавить комментарий